La commission européenne - EUROPE AID - prépare une nouvcelle version du PRAG - guide pratique de mise en oeuvre de l'aide externe - . TACU, dont nous avons déjà parlé lors de nos réunions, à réussi à s'inviter dans la discussion qui ne prévoyait pas initialement de prendre en compte le point de vue des experts. Nous reproduisons ici intégralment la version française de leur dernière newsletters consacrée au sujet, qui nous semble digne d'intérêt pour nos adhérents.
"Edition Francais!!!!!!
Nouveau Prag 2013-2020
Chers collègues,
Dans notre précédente lettre d’information, (lettre d’information, voir xxxxx), nous vous informions qu’ EuropeAid nous avait envoyé une ébauche du nouveau PRAG afin de nous permettre de leur faire nos commentaires. A notre tour, nous vous avons posé la question quels étaient les changements que vous aimeriez y apporter, et nous remercions ceux qui ont pris le temps de nous répondre.
Nous avons donc envoyé les propositions de TACU et EuropeAid nous a par la suite proposé une réunion avec diverses parties prenantes du PRAG à Bruxelles le 3 juillet prochain afin de discuter de toutes ces propositions.
A ce jour, nous ne savons pas encore quelles seront les parties prenantes présentes à cette réunion. TACU sera représenté par Stephen, et nous vous écrirons afin de vous tenir au courant à l’issue de cette rencontre du 3 juillet.
Nos propositions peuvent être lues sur le sites de TACU; nous vous résumons les principaux points que nous avons soumis : ils sont listés dans le même ordre qu’ils apparaissent dans le PRAG, Conditions Générales révisées et autres documents d’EuropeAid, et pas dans un ordre en fonction de leur importance.
C’EST MAINTENANT TROP TARD POUR SOUMETTRE DE NOUVEAUX POINTS OU FAIRE DES CHANGEMENTS. Mais tous commentaires ou arguments sur les propositions déjà soumises et résumées ci-dessous sont les bienvenus, d’autant que nous pourrions les utiliser pour notre réunion du 3 juillet prochain à Bruxelles.
Expérience du pays :
Les Termes de Référence ne devraient pas obligatoirement demander que l’expert ait une expérience dans le pays bénéficiaire, sauf s’il y a de réelles raisons valables et listées. Connaissances et expertises sont censées être transférables au niveau internationale – l’hypothèse de base étant que le travail est de l’assistance technique internationale- et donc demander en priorité une expérience du pays contredit ce principe de base, de plus c’est discriminatoire et anti-compétitif.
Contributions précédentes par les partenaires du consortium :
Actuellement, le PRAG requiert du consortium qui présente une offre de présenter la valeur en pourcentage pour chaque projet fait et ceci, pour chaque partenaire qui prétend avoir fait partie de ce même précédent projet. TACU demande qu’il soit ajouté dans ce point des détails sur la nature du travail effectué et pas seulement une valeur monétaire. Cela rendra plus facile l’identification des bureaux et autres « bandes de cowboys » qui ne contribuent à rien en terme de valeur et qui devrait être retirés de l’évaluation de l’offre.
Pouvoir adjudicateur- contractant – sous contractant (expert):
Le PRAG actuel dit : « le contractant ne peut pas établir un lien contractuel entre un expert et le pouvoir adjudicateur.
Pour TACU, ceci veut dire que l’UE refuse de s’impliquer dans n’importe quel contentieux entre l’expert et le contractant (bureau d’étude). Nous avons donc ajouté ceci :
« Cependant, quand un expert allègue qu’un contractant (bureau d’étude) a violé les termes du contrat le reliant au pouvoir adjudicateur, dans la mesure où le salaire/les honoraires de l’expert font partis de ce contrat, alors le pouvoir adjudicateur doit être directement concerné par cette violation contractuelle, de part le contrat qui le relie au contractant (bureau d’étude/firme). »
Si ce point est accepté, l’expert pourrait ainsi, faire appel directement à l’UE ou autres autorités contractuelles, si ces honoraires ne sont pas payés à temps, assurance non pourvue ect, si tous ces points sont détaillés dans le contrat entre le pouvoir adjudicateur et le contractant (firme).
Attestation / certificat de travail de l’expert :
Il est dit actuellement dans le PRAG que les qualifications et les expériences de travail attestées par des certificats de travail ou d’employeurs seront les seuls documents pris en considération lors des évaluations.
TACU a ajouté : » si les certificats et autres attestations ne pouvaient être donnés par l’expert ( par exemple en cad de liquidation du précédent employeur, de contentieux avec la firme précédente ect), l’expert pourra signer une attestation sur l’honneur, affirmant ses qualifications et expériences, sauf si ces dernières sont réellement spécifiques et particulières pour l’assistance technique. Dans ce cas particulier, il pourra être demandé à l’expert de fournir des preuves supplémentaires de ses expériences ou qualifications (ex : attestation du précédent pour voir adjudicateur si le contractant (firme) ne peut rien lui donner). Dans tous les cas, ses attestations et autres preuves professionnelles supplémentaires ne peuvent être antérieures à cinq ans. »
Déclaration publique faite par l’expert :
Les conditions générales actuelles disent : » contractant, experts et personnel du projet, en particulier, doivent s’abstenir de faire des déclarations publiques concernant le projet ou ses services sans l’approbation préalable du pouvoir adjudicateur. »
TACU a proposé que ce point soit éliminé pour les raisons suivantes : ce n’est pas pratique, les conférences de presse, interviews dans les médias, séminaires et autres évènements ouverts au public et/ou aux médias , ainsi que le respect des directives de visibilité, exigent du contractant et de ses experts de faire des déclarations publiques concernant le projet.
C’est donc impossible d’obtenir l’approbation préalable du pouvoir adjudicateur quand les questions qui risquent d’être débattu ne sont pas connues d’avance.
Assurance des experts :
Sur ce point, actuellement, les Conditions Générales indiquent : » le contractant devra fournir la preuve d’une police d’assurance et le paiement réguliers des primes sans délais et chaque fois que cela lui sera demandé par le pouvoir adjudicateur ou le directeur du projet. »
Malheureusement, l’autorité contractante et le directeur de projet ne semblent jamais réclame ces preuves évidentes et TACU suit en ce moment, le cas de 4 experts, que nous avons déjà soumis séparément à EuropeAid, pour lesquels les firmes contractantes ont déjà fait savoir qu’elles ne paieront pas ces assurances. (Nous n’avons toujours pas reçu de réponses). Nous savons qu’il y a plein d’autres cas similaires de violation sur ce point contractuel.
Par conséquent, TACU a fait la proposition suivante d’amendement sur cet article :
« Le contractant devra fournir la preuve de la police d’assurance en envoyant une copie au pouvoir adjudicateur avant le démarrage du projet/mission. Des copies seront envoyées en parallèle à tous les experts recrutés pour ce même projet ou mission.
La vérification des paiements des primes d’assurance interviendra à chaque phase de vérification des dépenses, par l’envoi préalable des factures d’assurance par le contractant (firme/bureau d’étude) au pouvoir adjudicateur.
Les auditeurs/contrôleurs en charge de la vérification des dépenses devront préparer une déclaration à ce sujet qui sera inclus dans le dossier avec les factures. » (Document EuropeAid séparé- guide pour les auditeurs qui sont en charge de la vérification des dépenses du contractant- nous avons déjà fait une déclaration similaire).
Droit de propriété intellectuel pour les experts :
EuropeAid déclare que les droits de propriété de toutes propriété intellectuelle développée pendant le projet ou la mission appartient au pouvoir adjudicateur.
TACU accepte que tous les délivrables : manuels, rapports etc doivent être à la disposition d’EuropeAid, de la même manière que les copies qui sont utilisées par l’équipe du projet/mission pour un travail semblable (quoi que, nous nous demandons combien de fois, cela est déjà arrivé !).
Cependant, nous pensons que les experts qui ont mis au point leurs propres outils, méthodologies, modèles ect afin d’élaborer les délivrables devraient pouvoir être propriétaires de ces propriétés intellectuelles.
C’est ainsi que TACU a proposé de rajouter ce point aux Conditions Générales :
« Ce point ne sera pas pris en considération pour les méthodologies, les outils et autres techniques mises au point par l’expert : logiciel, prototype, outils d’analyse etc qui ont été développés par l’expert pour lui permettre d’atteindre les résultats du projet. Les droits intellectuels de ces propriétés-ci resteront uniquement sous le nom de l’expert. »
Rémunération des experts remplaçants :
Selon les Conditions Générales, il est dit que si un expert est remplacé quelle qu’en soit la raison, « la rémunération ne doit pas excéder à celle qu’aurait du avoir l’expert remplacé. »
Selon TACU, ce principe est ridicule. Dans un premier temps, le pouvoir adjudicateur ne sait pas à quel prix l’expert est payé, donc il ne peut pas faire appliquer la règle. Dans un second temps, il devrait y avoir une certaine liberté de base afin que l’expert puisse négocier ses honoraires avec le contractant, que ces règles limitent.
TACU a donc proposé que cet article soit amendé par le fait que le montant du prix que le contractant (bureau d’étude / firme) facture au pouvoir adjudicateur, ne peut être modifié, car c’est une composante de l’offre initiale et de son évaluation et que c’est donc déjà inscrit dans le contrat, mais que l’expert a la liberté de négocier ses propres honoraires compris dans ce même prix. Ainsi, si vous obtenez des honoraires plus élevés que ceux de l’expert que vous remplacez, la différence est prise sur la marge du contractant ou prise sur les frais généraux ou peu importe. Si vous avez des honoraires plus bas que ceux de votre prédécesseur, ce n’est que plus de bénéfice pour le contractant.
Jour de voyage :
Les Conditions Générales indiquent que les jours de voyage pour aller et repartir de la mission, et prendre ses congés, ne peuvent être comptés comme jour de travail.
TACU propose que ces jours de voyage soient considérés comme des jours de travail.
Avez-vous déjà vu une entreprise qui envoie son personnel sur place et lui demande de voyager pendant ses jours de congés ? c’est absurde.
Paiement final :
Les contractants attendent l’approbation des rapports finaux et le paiement des factures, qui comme nous le savons, en particulier avec les contrats cadre, cela prend des siècles !
C’est un problème pour le contractant, mais c’est aussi à eux de faire changer les règles, s’ils le veulent!
Quoi qu’il en soit, TACU n’est pas d’accord sur le fait que l’expert subisse les conséquences de cette situation, qui contrairement aux contractants, n’a que cette source de revenus sur lequel il compte durant les périodes d’attente de nouveaux contrats.
TACU a proposé que le paiement final des honoraires aux experts devrait suivre le modèle de tous les paiements à savoir : paiement à X jours suivant la réception de la facture ou de la feuille de présence, peu importe l’arrangement contractuel qui aura été pris.
TACU a ajouté que peu importent les circonstances, le paiement final ne devrait pas intervenir au delà de 45 jours après l’envoi de la facture par l’expert au bureau d’étude (le contractant).
Si le pouvoir adjudicateur refuse d’approuver le rapport final et faire le paiement, alors le pouvoir adjudicateur et le contractant doivent ensemble prouver que c’était la faute de l’expert avant qu’il ne réclame le paiement de ses honoraires.
Grille d’évaluation de l’offre :
TACU a fait un certain nombre de proposition sur ce point dont voici les plus importantes :
- L’allocation du total des 100 points doit être changée pour l’actuel ratio de 60 points pour l’organisation et la méthodologie (c’est-à-dire, la proposition technique elle-même), et 4à points pour le CV de l’expert principal, de 75 à 25 respectivement. Ceci au regard du fait que sur le long terme le contractant doit pourvoir être plus correctement évalué. Actuellement, grâce aux termes de références détaillées, il faudrait être un exceptionnel expert idiot ne pouvant pas écrire une décente méthodologie.Or, en mettant l’accent sur ce point, les évaluateurs seraient ainsi beaucoup plus prudents dans leurs examens, de cette façon « les firmes de cowboys » trouveraient bien plus difficile de s’en tirer avec la simple réécriture des TdR’s ou par des copiés collés d’offres déjà obtenues pour des projets similaires. Le côté positif pour l’expert est le fait qu’il aura un poids inférieur au total, mais du coup aura moins de pression de la part du contractant et du pouvoir adjudicateur, notamment quand il lâche une offre pour une autre bien meilleure, ailleurs. Voir point suivant pour les calculs.
- Le système présent alloue 20 points pour le chef de mission, 10 points pour le 2em expert et 5 pour les experts 3 et 4 (4 experts maximum sont tolérés pour un marché de service). TACU accepte que le chef de mission ait plus de poids dans l’offre que les autres experts, mais il n’y a pas de raison pour que l’expert 2 ait plus de poids que les experts 3 et 4, d’autant plus qu’en général il n’est jamais demandé de chef de mission adjoint. TACU propose 10 points pour le chef de mission et 5 points pour les autres experts.
- Si les experts sont appelés pour des entretiens par la comité d’évaluation, ce système actuel permet aux membres de changer le score initial des experts. TACU a proposé que les entretiens soient utilisés en premier (à 75 %) avec le contractant pour l’examen de la méthodologie proposée et seulement 25 % pour l’entretien individuel des experts.
Voyage en avion :
Actuellement, seuls les vols en classe économique sont permis (1er classe pour les voyages en train). TACU propose que pour les vols de 6 heures et plus, les vols en classe affaire soient remboursés.
Per diems :
Actuellement, EuropeAid demande que les perdiems ne puissent pas dépasser les taux publiés sur le site Internet de l’UE.
TACU propose que les perdiems soient toujours payés selon les taux actuels publiés. Ces taux publiés sont calculés afin de fournir une accommodation correcte : logement, nourriture, déplacement local (taxi ect) pour permettre à l’expert de faire son travail dans des conditions correctes, raisonnables (sans luxe), et confortable sécurité comprise.
Alors, pourquoi devrions-nous nous contenter d’allocations moindres que celles qui sont considérées officiellement comme « raisonnables » ?
Résolution des litiges :
TACU a fait une proposition séparée demandant aux contractants d’inclure une déclaration standard sur les procédures pour le traitement des contentieux avec les experts.
Invariablement, le contractant demande à l’expert de prendre comme tribunal celui du contractant ( du pays ou de la région où est basé le contractant).
De part le nombre de cas que nous avons au sein de TACU, et que notre service juridique suit, il s’avère que ce principe est une réelle barrière pour les experts à accéder à la justice : problème de langues, de procédures, les avocats locaux ne connaissent pas les procédures UE, frais des déplacements et frais de vie dans le pays où ce situe le tribunal ect.
TACU propose donc qu’avant d’aller au tribunal, l’affaire soit soumise à arbitrage (beaucoup plus rapide et moins cher !), et si seulement cette procédure échoue, les parties peuvent porter l’affaire au tribunal.
De plus, TACU a fait un certain nombre de propositions techniques et pratiques pour montrer comment cela peut fonctionner et vous pouvez lire ces propositions sur le site. (bientot en Francais)
Nous espérons que vous trouverez ces informations utiles.
Souhaitez nous bonne chance à Bruxelles !!
Stephen & Henry"